Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja dan Tips Membangunnya

Komunikasi di tempat kerja sangatlah penting karena akan mempengaruhi kinerja karyawan hingga keputusan final sebuah perusahaan. Bagi seorang karyawan, komunikasi yang efektif akan membantu mereka dalam menjaga hubungan kerja sehingga menciptakan lingkungn yang kondusif, harmonis, serta positif.

Sementara bagi perusahaan, skill komunikasi yang dimiliki karyawan mampu membantu mereka dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab, dalam prosesnya diperlukan sebuah koordinasi dan kerja sama yang kompak, komunikatif, dan responsif. Tidak dapat dilakukan sendirian.

Makanya setiap perusahaan pasti akan memilih karyawan yang dapat berkomunikasi dengan baik atau menguasai seni berkomunikasi, karena skill yang satu ini sangat berdampak bagi kelangsungan perusahaan. Berikut penjelasannya!

Apa itu Komunikasi?

Komunikasi adalah proses pengiriman, penerimaan, dan pertukaran pesan atau informasi antara dua pihak atau lebih yang melibatkan penyampaian ide, pikiran, atau perasaan secara verbal maupun nonverbal.

Komponen utama dari komunikasi meliputi pengirim, pesan, saluran atau channel, pihak penerima, dan adanya feedback. Komunikasi bisa bersifat langsung (tatap muka antara dua orang atau lebih) dan tidak langsung (melalui media elektronik seperti email, media sosial, juga telepon).

Komunikasi dapat berlangsung efektif apabila pihak yang terlibat di dalamnya dapat mengungkapkan pesan atau informasi secara jelas dan mudah dimengerti. Selain itu, komunikasi juga dapat berjalan dengan baik jika seluruh pihak bersikap aktif dan memiliki active listening skill mumpuni dalam memahami konteks pembicaraan maupun diskusi tertentu.

Lantas apa pentingnya komunikasi di tempat kerja? Kamu bisa menyimaknya di bawah ini!

Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja

Komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah kunci untuk mencapai kinerja yang optimal dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif serta positif bagi seluruh pekerja di dalamnya.

Berikut beberapa alasan mengapa komunikasi itu sangat penting di tempat kerja!

1. Memfasilitasi Koordinasi dan Kolaborasi antar Tim

Pentingnya komunikasi di tempat kerja yang pertama adalah memastikan bahwa:

• Semua anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka
• Memahami bahwa tugas tersebut saling berkaitan satu sama lain
• Meminimalisir terjadinya kesalahpahaman saat menjalankan tugas

Tanda bahwa koordinasi berjalan dengan baik dapat dilihat dari proses implementasi yang dijalankan sesuai kesepakatan atau perintah serta minim terjadi kesalahan yang mengakibatkan perdebatan antara satu dengan yang lain. 

2. Membantu dalam Penyelesaian Masalah

Komunikasi sangat berperan dalam penyelesaian masalah yang umumnya dilakukan melalui metode diskusi secara produktif agar mendapatkan solusi yang efektif dan efisien. Dalam hal ini, masing-masing pihak dapat menyampaikan uneg-uneg atau pendapatnya secara demokratis dengan bahasa yang baik. Setelah itu dicarilah solusi paling tepat agar tidak merugikan kedua belah pihak atau paling tidak, keputusan tersebut lebih bermanfaat bagi perusahaan.

Jika perlu, perusahaan menghadirkan mediator untuk menengahi pihak-pihak yang bertikai atau bermasalah. Selain masalah antar staf/karyawan, penyelesaian masalah juga dapat dikaitkan dengan proyek atau pekerjaan di tempat kerja. Jika masing-masing pihak memiliki skill komunikasi yang baik, kemungkinan proses penyelesaian masalah juga berjalan dengan baik.

3. Menciptakan Lingkungan dan Hubungan Kerja yang Baik

Komunikasi pada dasarnya juga membantu membangun hubungan baik antara kolega, karyawan, klien, partner, dan pihak-pihak yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan perusahaan, sehingga dapat meningkatkan keharmonisan dan kerja sama tim.

Hubungan kerja harus dibina dan dipertahankan sebaik mungkin agar atmosfer yang terbangun dalam tempat kerja tidak mempengaruhi kinerja maupun performa karyawan. Seperti yang diketahui bersama bahwa lingkungan serta hubungan kerja sangat mempengaruhi mental seseorang dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

Hubungan yang buruk tentu akan membuatnya tidak betah dalam bekerja, begitu pula sebaliknya. Jadi, sebaiknya sama-sama berusaha untuk menjaga hubungan di tempat kerja dengan tetap memperhatikan etika serta norma yang berlaku dalam berkomunikasi. 

4. Pemerataan Informasi tanpa Terkecuali

Salah satu esensi dari pentingnya komunikasi di tempat kerja adalah memastikan bahwa semua karyawan mendapatkan informasi yang relevan dan terbaru mengenai kebijakan perusahaan, perubahan strategi, atau proyek baru.

Dengan begitu, seluruh karyawan dapat mengoptimalkan tugas dan posisinya sesuai dengan jabatan yang mereka emban. 

5. Mengurangi Kesalahpahaman dan Konflik

Menguasai seni berkomunikasi juga dapat mengurangi kesalahpahaman yang dapat menyebabkan penundaan atau kesalahan kerja, sehingga meningkatkan produktivitas karyawan saat bekerja. 

Bisa dibayangkan jika terus menerus terjadi konflik? Walaupun sudah dilakukan penyelesaian berulang-ulang akan tetapi jika salah satu pihak tidak dapat memahami informasi tersebut dengan baik dan menyebabkan kesalahan terjadi berulang-ulang, pasti akan membuat pekerjaan terhambat. Fatalnya hal ini juga dapat mempengaruhi kinerja atau progress dari divisi lain yang saling berkaitan satu sama lain. 

6. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Lingkungan dengan komunikasi yang baik dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas karyawan. Mengapa begitu? Karena dengan adanya komunikasi yang baik, maka dapat memperjelas ekspektasi di antara karyawan mengenai tugas dan tujuan perusahaan.

Tidak hanya itu, komunikasi juga memiliki peran dalam meningkatkan hubungan yang jujur di antara karyawan tanpa harus ada perasaan ‘grundel’ atau hal-hal terpendam lainnya di dalam hati. 

Jenis-Jenis Komunikasi di Tempat Kerja

Sebelum memahami cara membangun komunikasi di tempat kerja, kamu dapat mempelajari berbagai tipe komunikasi yang biasanya terjadi di perusahaan.

Berikut beberapa jenis komunikasi di tempat kerja yang paling umum:

• Komunikasi Verbal adalah percakapan secara langsung, dilakukan melalui media sosial atau chat antar aplikasi kantor, telepon, rapat, presentasi, dan diskusi antar karyawan.
• Komunikasi Tertulis biasanya dilakukan tanpa melalui mulut, seperti e-mail, memo, laporan, surat, dan iklan pekerjaan.
• Komunikasi Nonverbal dapat dilihat melalui bahasa atau gerak-gerik tubuh, ekspresi wajah, kontak mata, gerakan tangan, penampilan, dan nada suara.
• Komunikasi Formal yaitu komunikasi yang mengikuti struktur organisasi dan jalur komunikasi resmi, seperti memo internal, prosedur operasional standar, dan pertemuan formal.
• Komunikasi Informal lebih cenderung terjadi di luar jalur komunikasi resmi, seperti obrolan santai, gosip di antara karyawan kantor, dan pertemanan yang terjalin antar karyawan atau staff.
• Komunikasi Horizontal merupakan jenis komunikasi yang terjadi antara rekan kerja yang setingkat, seperti antar departemen atau tim.
• Komunikasi Vertikal merupakan kebalikan dari horizontal (lurus atau satu angkatan), karena komunikasi ini terjadi antara atasan dan bawahan, yang bisa bersifat top-down atau bottom-up.
• Komunikasi Diagonal adalah komunikasi antara karyawan di berbagai tingkat hierarki yang tidak langsung berada pada jalur vertikal yang sama, misalnya antara seorang manajer dan karyawan di departemen lain.

Cara Membangun Komunikasi Efektif di Kantor

1. Aktif Mendengarkan dan Memperhatikan Lawan Bicara

Untuk membangun komunikasi yang efektif, kamu dapat menjadi pendengar aktif dengan cara mendengarkan dengan seksama dan memberikan respons yang menunjukkan bahwa kamu memahami apa yang dikatakan oleh orang lain. Misalnya rekan kerja, atasan, dan klien.

2. Lakukan Klarifikasi dan Konfirmasi

Pastikan untuk mengklarifikasi dan mengonfirmasi kembali informasi yang kamu terima di kantor untuk menghindari kesalahpahaman yang berujung fatal pada kerjaan. Misalnya saat pelaksanaan sesi diskusi pekerjaan antar karyawan dan satu sama lain saling melemparkan opininya, maka kamu dapat mengambil tindakan berupa klarifikasi.

Jadi, ketika salah satu teman menanyakan apakah kamu sudah mengerti dengan apa yang ia jelaskan, cobalah untuk mengonfirmasinya. Jika belum memahaminya, kamu dapat bertanya kembali.

3. Bahasa yang Jelas dan Tepat

Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak perlu. Selain itu, hindari pula penggunaan bahasa yang terlalu tinggi atau jauh dari istilah-istilah yang digunakan selama rapat atau mengobrol santai dengan rekan kerja.

Jauh lebih baik lawan bicara memahami apa yang kamu sampaikan daripada membuat mereka terkesan padamu.

4. Berikan Respon yang Bersifat Membangun

Berikan respon atau feed back yang membangun dan tidak menyinggung perasaan. Tetaplah fokus menanggapi konteks atau substansi yang dibahas dan hindari menyerang secara personal karena hal tersebut tidak etis dalam sebuah diskusi terbuka maupun forum internal.

5. Lakukan Pertemuan Rutin

Sebagai pimpinan divisi, cobalah untuk mengadakan pertemuan rutin untuk memastikan semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru dan dapat berbagi pemikiran mereka. Aktivitas ini juga bertujuan untuk evaluasi bulanan atau mendapatkan ide maupun inspirasi baru dari karyawan.

Misalnya melihat tren terbaru yang kemungkinan dapat dimanfaatkan perusahaan untuk mempromosikan produk maupun layanan.

6. Lingkungan yang Terbuka

Ciptakan lingkungan yang mendukung komunikasi terbuka, artinya karyawan merasa nyaman untuk menyampaikan ide, gagasan, dan pendapat mereka tanpa merasa dibungkam. Dengan begitu, perusahaan juga dapat dilihat sebagai tempat dan ruang yang demokratis bagi karyawan.

Lingkungan yang terbuka juga akan membuat karyawan lebih berkembang dan mengurangi risiko terjadinya hal-hal buruk yang menyerang perusahaan.

Contoh komunikasi yang terjadi di kantor

• Adanya briefing tim harian untuk mengevaluasi kinerja dan mendelegasikan tugas baru
• Mengirim atau memahami isi email yang jelas dan ringkas dengan subjek yang informatif
• Presentasi yang terstruktur dengan visual yang mendukung
• Umpan balik kinerja yang dilakukan secara terbuka di ruang rapat, forum diskusi, atau melalui saluran lain
• Rapat yang memiliki agenda jelas dan hasil yang terukur sehingga mudah dipahami oleh seluruh anggota
• Penggunaan platform kolaborasi online untuk proyek tim seperti Slack, WhatsApp, dan lain-lain
• Komunikasi efektif  yang cepat dan transparan

Itulah pentingnya komunikasi di tempat kerja yang dapat kamu pelajari. Saking pentingnya soft skill yang satu ini, kamu dapat mengasah kemampuan berkomunikasi dengan mengikuti kelas Menguasai Seni Berkomunikasi di Future Skills.