Cara Mengelompokkan Data di Excel dan Contohnya

Cara mengelompokkan data di Excel bisa jadi lebih cepat jika kamu memahami berbagai rumus dasar dalam perhitungan maupun analisisnya. Sebab, jika menggunakan perhitungan manual tentu akan memakan waktu bahkan tidak dapat mendapatkan hasil otomatis yang diinginkan.

Oleh karena itu, memiliki kemampuan mengelola dan memahami data seperti ini sangat penting untuk dipelajari oleh sebagian besar orang yang bekerja di dunia akuntansi, pengolahan data, data analyst, dan sebagainya.

Perlu diketahui bahwa mahir dalam pengelompokan data akan memudahkan kamu dalam mengorganisir, menyederhanakan, hingga mengambil keputusan yang lebih baik, sehingga mampu meningkatkan produktivitas serta efisiensi operasional perusahaan.

Maka dari itu, pelajari yuk dasar pengelompokan data lewat contoh dan beberapa data di artikel ini!

Cara Mengelompokkan Data di Excel secara Manual

Sebenarnya bisakah mengelompokkan data di Ms.Excel secara manual? Tentu saja bisa. Hanya saja cara ini akan memakan banyak waktu dan cenderung lama, sehingga kurang efektif.

Namun kamu bisa mencobanya dengan melihat contoh soal di bawah ini:

Berikut data penjualan dalam satu tahun dan akan dikelompokkan menurut kuartalnya.

No	Bulan	Penjualan (Rp)
1	Januari	5,000
2	Februari	8,000
3	Maret	20,000
4	April	110,000
5	Mei	340,000
6	Juni	500,000
7	Juli	788,000
8	Agustus	9,000,000
9	September	650,000
10	Oktober	6,700,000
11	November	670,000
12	Desember	450,000

Seperti yang diketahui bahwa biasanya dalam satu tahun terdiri dari empat kuartal dengan per kuartalnya berisi 3 bulan. Jadi jika dikelompokkan data secara manual menurut teori adalah sebagai berikut:

• Q1: Januari, Februari, Maret
• Q2: April, Mei, Juni
• Q3: Juli, Agustus, September
• Q4: Oktober, November, Desember

Lalu bagaimana pengelompokannya dalam tabel secara manual? Kamu dapat menggunakan langkah di bawah ini:

• Pada kolom Data Q1: Pilih baris dari Januari hingga Maret
• Kemudian buka Tab dan pilih Data
• Klik Buat Group Pada bagian Outline, klik tombol Group (ikon berbentuk persegi dengan garis dan tanda panah) dan nantinya data untuk Q1 akan dikelompokkan.
• Ulangi Langkah yang sama untuk mengelompokkannya ke kuartal berikutnya

Nantinya akan muncul hasil seperti ini:

No	Bulan	Penjualan (Rp)
1	Januari	5,000
2	Februari	8,000
3	Maret	20,000
	Q1 Total	33,000
4	April	110,000
5	Mei	340,000
6	Juni	500,000
	Q2 Total	950,000
7	Juli	788,000
8	Agustus	9,000,000
9	September	650,000
	Q3 Total	10,438,000
10	Oktober	6,700,000
11	November	670,000
12	Desember	450,000
	Q4 Total	7,820,000

Catatan: Untuk menambahkan jumlah  penjualan ke dalam tabel, kamu bisa ketik + disertai baris yang mau ditambahkan. Misalnya pada tabel kuartal ini, kamu bisa ketik +c2+c3+c4 dan enter pada kolom penjualan untuk mengetahui jumlah penjualan per Q1.

Cara manual seperti ini cocok untuk lingkup data yang kecil, tetapi kurang efektif jika dilakukan pada skala data yang besar karena akan membuatmu lelah dan memakan waktu sangat lama.

Jadi, untuk data yang jumlah dan skalanya besar, coba gunakan rumus otomatis di Ms. Excel seperti pembahasan di bawah ini.

Cara Mengelompokkan Data di Excel secara Otomatis

Berbeda dengan cara manual, kamu bisa mengelompokkan data di Excel secara otomatis menggunakan beberapa formula seperti IF, IFS, VLOOKUP, HLOOKUP, dan sebagainya.

1. Mengelompokkan Data di Excel dengan Formula IF

IF (Jika) adalah formula atau rumus yang digunakan untuk mengeluarkan suatu nilai kalau kondisinya memenuhi logika yang kita tentukan. Singkatnya rumus ini dipakai untuk mengolah data dengan syarat tertentu.

Rumusnya adalah =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

• Logical_test (logika apa yang akan kita masukkan ke excel) maksudnya yaitu kondisi yang akan diuji (misalnya B11 >= 70) Lalu lock dengan klik F4
• value_if_true adalah Nilai yang dikembalikan jika kondisi benar
• value_if_false adalah Nilai yang dikembalikan jika kondisi salah

Contoh pengelompokan data menggunakan rumus IF sebagai berikut:

Logical test yang dimasukkan adalah mengukur kelulusan siswa dengan nilai minimal 60. Mereka yang nilainya di bawah 60 berarti tidak lulus. 

No	Nama	Nilai
1	Ratna	95
2	Galih	65
3	Teja	75
4	Mirna	80
5	Sapto	70
6	Fajar	55

Dari data di atas, kamu bisa mengelompokkannya dengan ketentuan seperti ini:

• C2 (di kolom Excel) adalah sel yang berisi nilai siswa
• Jika nilai di C2 lebih besar atau sama dengan 60, maka hasilnya Lulus
• Jika tidak atau di bawah 60, hasilnya Tidak Lulus

Sehingga jika menggunakan rumus IF, maka diperoleh hasil di bawah ini:

No	Nama	Nilai	Status
1	Ratna	95	Lulus
2	Galih	65	Lulus
3	Teja	75	Lulus
4	Mirna	80	Lulus
5	Sapto	70	Lulus
6	Fajar	55	Tidak Lulus

Pengelompokkan nilai menggunakan IF sudah jelas bahwa satu-satunya siswa yakni Fajar dinyatakan tidak lulus karena nilainya berada di bawah 60. Sementara yang lain di atas 60, yang berarti masuk kategori lulus.

2. Mengelompokkan Data Menggunakan LOOKUP

Selain IF, Pengelompokan data juga dapat menggunakan formula LOOKUP yakni sebuah formula untuk mencari nilai di satu baris atau kolom dan kemudian mengembalikan nilai dari lokasi yang sama di baris atau kolom lain.

Seperti yang diketahui bersama bahwa rumus LOOKUP terdiri dari dua jenis yaitu Vertical Lookup (VLOOKUP) dan Horizontal Lookup (HLOOKUP).

• VLOOKUP berguna untuk mencari nilai di kolom pertama pada tabel dan mengembalikan nilai di kolom lain pada baris yang sama. Seperti namanya yakni vertikal yang merujuk pada kolom
• HLOOKUP berfungsi untuk mencari nilai di baris pertama tabel dan mengembalikan nilai di baris lain pada kolom yang sama. Seperti namanya yaitu horizontal yang merujuk pada baris

Lalu bagaimana cara mengelompokkan data menggunakan rumus LOOKUP? Pertama, kamu harus mengetahui rumus kedua jenis dari formula ini:

• =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) untuk rumus VLOOKUP
• =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) untuk rumus HLOOKUP

Kemudian pahami terlebih dahulu makna dari masing-masing penyebutan setiap formula di dalam rumus tersebut

• lookup_value berarti merujuk pada nilai yang ingin dicari
• table_array artinya rentang sel yang berisi data (tabel atau kumpulan data dalam tabel)
• col_index_num artinya nomor kolom dalam tabel dari mana kamu ingin mengambil nilai
• range_lookup artinya pilihan pencarian tepat (FALSE)/SALAH atau mendekati (TRUE)/BENAR

Mau tahu bagaimana penggunaan rumus ini? Coba perhatikan contoh soal VLOOKUP di bawah ini!

Misalnya saja kamu ingin mengetahui harga produk berdasarkan kode produk yang diberikan. Dan produk yang ingin kamu cari adalah A3.

Kode Produk	Nama Produk	Harga (Rp)
A1	Smartphone	7,000,000
A2	Phone case	100,000
A3	Aksesori	150,000
A4	Charger	700,000
A5	Phone Strap	60,000

Maka dengan rumus di VLOOKUP =VLOOKUP(A31,A29:C33,3,FALSE), hasilnya akan seperti ini:

Kode Produk	Nama Produk	Harga (Rp)
A1	Smartphone	7,000,000
A2	Phone case	100,000
A3	Aksesori	150,000
A4	Charger	700,000
A5	Phone Strap	60,000
Kode produk		150,000

Ketentuannya adalah sebagai berikut:

• A31 adalah sel yang berisi Kode Produk yang ingin kamu cari yaitu A3
• A29:C33 merupakan rentang data yang berisi tabel produk. Kolom A adalah Kode Produk, kolom B adalah Nama Produk, dan kolom C adalah Harga.
• 3 adalah angka yang menunjukkan bahwa kamu ingin mengambil nilai dari kolom ketiga dalam rentang (yaitu kolom Harga di kolom C)
• FALSE untuk memastikan bahwa pencarian dilakukan secara exact match (cocok tepat)

Di sini ditemukan bahwa kode produk A3 adalah aksesori. Bagaimana, cara mengelompokkan data di Excel ternyata tidak terlalu sulit bukan?

Cara Mengelompokkan Data di Excel dengan Cepat Menggunakan PivotTable

Apa itu PivotTable? Yakni formula yang digunakan untuk merangkum atau meringkas, kemudian menganalisis, dan mengelompokkan data dari tabel dalam skala besar menjadi lebih ramping atau terorganisir, sehingga saat dibaca lebih mudah dimengerti.

Rumus atau formula PivotTable ini dapat kamu gunakan untuk melakukan perhitungan dasar seperti penjumlahan, rata-rata, hingga data yang bersifat kompleks dengan cepat.

Mau tahu bagaimana cara dan langkah-langkah mengelompokkan data menggunakan rumus PivotTable? Ikuti kelas khusus Memahami Penggunaan Microsoft Excel untuk Mengelola Pendataan di Future Skills. Kamu akan mendapatkan materi Excel sebagai bahan percobaan sekaligus tutorial lengkapnya! Jadi, yuk, buruan daftar!