Cara Membalas Email Panggilan Interview dan Contohnya

Dapat email dari HRD perusahaan untuk tes wawancara? Begini cara membalas email panggilan interview agar tidak terjadi miskomunikasi!

Pertama, kamu harus membaca email secara teliti untuk memahami informasi yang tertulis di dalamnya. Mulai dari pakaian interview kerja yang diminta, dokumen yang perlu dibawa, waktu kehadiran sebelum wawancara, lokasi, dan sebagainya.

Kedua, catat beberapa hal yang memerlukan klarifikasi dari pelamar. Misalnya penulisan subjek balasan email, keinginan untuk hadir, dan sejenisnya.

Ingin tahu bagaimana langkah-langkah selanjutnya dan tips membalas email panggilan wawancara kerja agar dibaca oleh HRD atau rekrutmen? Baca penjelasannya di bawah ini!

Cara Membalas Email Panggilan Interview

1. Pahami Detail Informasi yang Dikirim oleh HRD Perusahaan

Selamat bagi kamu yang mengirim CV lewat email dan mendapat balasan dari HRD! Namun, sebelum membalas email yang masuk, kamu harus memahami terlebih dahulu informasi yang disampaikan atau tertulis di dalam surat tersebut.

Bacalah secara pelan-pelan dengan ketelitian dan pastikan tidak ada satu pun yang terlewat. Biasanya dalam email panggilan interview, HRD perusahaan akan mencantumkan informasi sebagai berikut:

• Waktu kehadiran interview;
• Berbagai dokumen yang perlu dipersiapkan dan dibawa;
• Pakaian yang harus dikenakan oleh pelamar;
• Lokasi interview atau wawancara kerja;
• Aturan subjek email untuk membalas pesan tersebut;
• Konfirmasi kebersediaan untuk datang.

Setelah memahaminya, catatlah poin-poin penting dalam email tersebut agar tidak ada satu pun yang terlewatkan.

2. Isi Subjek Email sesuai Permintaan HRD

Seperti yang tertera dalam poin nomor satu, sebagian perusahaan biasanya akan memberikan rules kepada pelamar jika ingin membalas email. Salah satunya pengisian subjek email.

Tujuan pengisian subjek email adalah sebagai pemberitahuan cepat bagi HRD bahwa email tersebut merupakan balasan panggilan interview yang sebelumnya pernah dikirimkan.

Seperti yang kita ketahui bersama, jika HRD bukan hanya mengurusi persoalan interview, tetapi banyak dokumen pekerjaan lainnya yang dikirim melalui email, sehingga adanya subjek email yang jelas, sesuai aturan, dan diketik dengan baik akan meminimalisir skipping atau pengabaian.

Contoh subjek email yang paling umum: Panggilan interview – Jabatan yang dilamar – Nama pelamar

3. Salam Pembuka

Cara membalas email panggilan interview berikutnya yakni menuliskan salam pembuka, sama halnya saat kamu melamar pekerjaan dan menulisnya di badan email.

Pastikan salam pembuka ditulis menggunakan bahasa yang baku, formal, tidak ada typo (Kesalahan dalam menulis), dan teliti kembali sebelum dikirim.

Contoh salam pembuka: Yth. Bapak/Ibu (HR Perusahaan) atau nama pengirim

4. Ucapan Terima Kasih

Usai melengkapi badan email dengan salam pembuka dan isi yang singkat, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan oleh perusahaan padamu.

Ucapan terima kasih ini juga menandakan bahwa kamu sangat antusias untuk hadir dalam sesi wawancara tersebut sekaligus memberikan rasa hormat kepada HRD perusahaan yang sudah memberikan kejelasan informasi sesuai dengan pemberitahuan mereka sebelumnya.

Contoh ucapan terima kasih: “Terima kasih atas undangan interview yang Bapak/Ibu kirimkan. Saya sangat sangat antusias dan menghargai kesempatan ini.”

5. Konfirmasi Penjadwalan Ulang

Ada tiga kondisi bagi pelamar saat mendapatkan email panggilan interview, di antaranya:

• Bisa hadir;
• Bisa hadir tetapi minta penjadwalan ulang;
• Tidak bisa hadir karena sudah diterima kerja di tempat lain.

Meski berbeda situasi, tetapi ketiganya memerlukan konfirmasi agar HRD juga dapat memberikan kejelasan selanjutnya. Konfirmasi tersebut tentunya diketik berbeda, sesuai dengan alasan kehadiran atau pun ketidakhadiran kamu.

Contoh konfirmasi jika bisa hadir:

“Dengan senang hati mengonfirmasi bahwa saya dapat menghadiri interview pada hari Jum’at, 9 Agustus 2024. Saya menantikan bertemu Anda di (alamat perusahaan).”

Contoh konfirmasi penjadwalan ulang:

“Terima kasih kepada Bapak/Ibu atas kesempatan yang diberikan kepada saya. Namun mohon maaf, tanggal tersebut saya tidak bisa hadir karena harus mengikuti acara keluarga, apakah bisa dilakukan penjadwalan ulang pada hari Senin, 12 Agustus 2024?”

Contoh konfirmasi tidak bisa hadir:

“Terima kasih Bapak/Ibu atas kesempatan yang diberikan kepada saya. Namun maaf, saya tidak dapat menghadiri panggilan interview dikarenakan sudah bekerja di tempat lain.”

6. Penutup Email yang Sopan

Setiap pembukaan email harus selalu diakhiri dengan penutup. Nah, bagaimana cara menulus penutup email yang sopan?

“Terima kasih atas kesempatan dan perhatian Bapak/Ibu. Saya sangat menantikan kabar baik mengenai posisi ini.

Hormat Saya,

(Nama kamu)”

Selain keenam langkah di atas, cara membalas email panggilan interview berikutnya adalah memperhatikan ejaan, kalimat, dan seluruh poin yang tertulis di email. Pastikan benar-benar tidak ada kesalahan apa pun dan email sudah terkirim.

Contoh Balasan Email Panggilan Interview

1. Contoh Balasan Email Interview Bahasa Indonesia

Subjek: Konfirmasi Interview – Content Writer – Danana Eksalika

Yth. Bapak/Ibu HRD PT. Malikajaya

Terima kasih atas undangan interview yang telah Bapak/Ibu kirimkan. Saya sangat menghargai kesempatan ini.

Saya dengan senang hati mengonfirmasi bahwa saya dapat menghadiri interview pada Selasa, 20 Agustus 2024 pukul 10.00 WIB. Saya menantikan untuk bertemu dengan Anda di kantor Malikajaya di Jl. Kartika No. 2A, Gondokusuman, Daerah Istimewa Yogyakarta. 

Terima kasih banyak atas perhatian dan kesempatannya. Saya menantikan kabar baik mengenai posisi ini.

Hormat saya,
Danana Eksalika

2. Contoh Balasan Email Interview Bahasa Inggris

Subject: Interview Confirmation – Content Writer – Danana Eksalika

“Dear Mr./Ms. HRD PT. Malikajaya,

Thank you very much for the interview invitation you sent. I greatly appreciate this opportunity.

I am pleased to confirm that I will be able to attend the interview on Tuesday, August 20, 2024, at 10:00 AM. I look forward to meeting you at the Malikajaya office at Jl. Kartika No. 2A, Gondokusuman, Special Region of Yogyakarta.

Thank you very much for your attention and the opportunity. I look forward to hearing good news regarding this position.

Best regards,
Danana Eksalika”

Tips Mempersiapkan Diri untuk Interview

Setelah membalas email interview kerja dan siap untuk menghadiri wawancara tersebut, kamu harus mulai mempersiapkan diri dengan baik.

Beberapa hal yang harus kamu lakukan menjelang sesi wawancara adalah:

1. Persiapkan Dokumen yang Harus Dibawa

Dokumen adalah bagian penting dan wajib yang harus kamu bawa saat menghadapi sesi interview. Susun dengan rapi dokumen-dokumen tersebut ke dalam amplop map bertali dan masukkan ke dalam plastik folio khusus penyimpanan dokumen agar tidak rusak, basah, robek, dan lainnya.

2. Persiapkan Pakaian Kerja

Selain dokumen seperti CV dan fotokopi Ijazah, kamu juga harus mempersiapkan pakaian kerja atau baju untuk interview.

Biasanya baju untuk menghadiri wawancara bersifat formal, yakni atasan kemeja putih dan celana kain berwarna gelap (bagi laki-laki) juga sepatu loafer/oxford hitam, dan blouse putih pendek (bagi yang tidak berhijab) atau blouse putih panjang (bagi yang berhijab), rok a-line, dan sepatu pantofel hitam.

Baju juga harus dalam keadaan sudah disetrika ya, jadi tidak kumal atau lecek. Usahakan untuk tampil bersih, rapi, dan wangi. Jangan lupa pakai deodorant!

3. Pelajari Kembali Materi tentang Perusahaan

Tips berikutnya adalah mempelajari kembali materi mengenai perusahaan yang kamu lamar. Misalnya seperti turn over perusahaan, budaya perusahaan, perkembangan perusahaan, produk atau layanan yang mereka pasarkan, dan sebagainya.

Dengan mempelajari seluk-beluk perusahaan, pihak perekrut atau HR akan menganggap bahwa kamu benar-benar serius melamar kerja di tempat mereka. Walhasil, kamu mendapatkan kesan yang positif dan nilai plus tersendiri.

4. Tidur yang Cukup

Karena kamu akan melalui hari yang panjang di esok hari (menghadapi wawancara kerja), maka penting untuk menjaga kualitas tidur agar tidak mengantuk, tetap fokus menjawab pertanyaan, dan tetap bugar selama menunggu giliran dipanggil oleh rekrutmen.

Jangan sampai begadang untuk kegiatan yang tidak perlu, sehingga membuatmu bangun kesiangan dan memberikan kesan yang buruk bagi HR maupun perekrut.

Bukan hanya tidur saja yang dijaga, perhatikan pula makanan yang akan kamu santap satu atau dua hari menjelang interview. Hindari menyantap makanan pedas dan terlalu asam yang dapat memicu kamu terkena diare.

5. Latih Skill Komunikasi

Melatih skill berkomunikasi sebelum menjawab pertanyaan dari rekruter/HR/user sangatlah penting, karena dapat memberikan kontribusi keberhasilan hingga 80%. Oleh karena itu, beberapa hari sebelum interview kerja, cobalah untuk berbicara sendiri menjelaskan keterampilan atau soft skill yang kamu miliki.

Latih intonasi, pemilihan kata, dan cara menjaga pandangan agar memberikan kesan yang profesional dan positif terhadap rekruter. Apabila kamu masih belum mengasai kemampuan yang satu ini, cobalah untuk bergabung dengan Kursus Pelatihan Komunikasi di Future Skills.

6. Punctuality (Ketepatan Waktu)

Sebagai seorang pelamar kerja, usahakan datang 10-15 menit sebelum sesi wawancara dimulai. Hal ini akan menunjukkan profesionalisme dan sikap disiplin dalam menghargai waktu. Apalagi jika budaya di perusahaan kamu menganggap bahwa waktu sangatlah penting.

Hindari datang terlambat atau pun tiba di tempat dengan waktu yang sangat mepet. Sebagai seorang calon karyawan tunjukkan keseriusan serta antusiasmu dalam wawancara kerja tersebut.

Demikian cara membalas email panggilan kerja beserta contoh dan tips yang dapat kamu pelajari mulai dari sekarang. Karena kompetisi di bursa kerja saat ini sangat kompetitif, mulailah untuk mengikuti berbagai booth atau kelas magang seperti misalnya Kelas Tips Wawancara Kerja untuk menambah pengetahuan sekaligus memperkaya pengalaman kamu. Semangat, ya!