Cara Mengirim CV Lewat Email yang Benar dan Contoh Kalimatnya

Saat ini hampir seluruh lamaran kerja dikirim secara online karena dinilai lebih efektif dan efisien. Namun bagaimana cara mengirim CV lewat email yang benar? Ternyata meski terkesan mudah, akan tetapi berbagai kesalahan kecil bisa membuat HRD mengabaikan CV yang kamu kirim, lho!

Jadi sebagai pelamar kerja, kamu harus memperhatikan etika dan substansi email yang hendak dikirim. Mulai dari pengisian subjek, bahasa yang digunakan, pemilihan kalimat pengantar, dan masih banyak lagi.

Mau tahu langkah-langkah dan tips kirim CV lewat email agar lamaranmu langsung dibaca oleh HRD dan lolos ke tahap selanjutnya? Simak penjelasannya di bawah ini.

Cara Mengirim CV lewat Email

Sebelum mengirimnya lewat email, pastikan kamu sudah tahu cara membuat CV yang menarik dan profesional di mata HRD, sehingga resume tersebut tidak diabaikan begitu saja.

Setelah itu, barulah kirim CV lewat email dengan cara berikut:

1. Baca dan Cek Persyaratan Format Pengiriman CV

Sebelum mengirim lamaran kamu melalui email, hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah membaca terlebih dahulu syarat dan format pengiriman CV lewat email.

Biasanya perusahaan akan memberikan syarat pengiriman CV lewat loker yang mereka iklankan di media sosial atau pun di website resminya. Misalnya saja, CV harus format PDF dan nama file harus nama kamu (pelamar) secara lengkap.

Dengan membaca persyaratan format ini, kamu dianggap sebagai pelamar yang mematuhi arahan dengan baik sekaligus teliti sehingga memberikan kesan positif di mata HRD perusahaan tersebut.

2. Periksa Ulang CV dan Kelengkapan Dokumen

Langkah dan cara mengirim CV lewat email berikutnya adalah memeriksa ulang CV dan dokumen lainnya yang mau dikirim secara online. 

Pemeriksaan ulang ini bertujuan untuk melihat:

• Adakah typo atau kesalahan tulis pada CV?
• Apakah pengalaman kerja yang terbaru sudah ditambahkan beserta tahunnya?

Jadi, kamu harus benar-benar jeli dan teliti dalam hal ini, terutama ketika menulis skill di CV (Apakah berkaitan dengan posisi yang kamu lamar atau tidak).

3. Awali dengan Kata Pengantar Singkat

Setelah melakukan kedua langkah di atas, cara ketiga yakni menulis kata pengantar dengan singkat. Ingat, jangan pernah membiarkan badan email KOSONG!

Perkenalan atau kata pengantar ini bukan sekadar basa-basi tetapi menunjukkan etika dan sopan-santun kamu dalam melamar pekerjaan. Selain itu, kata pengantar juga memudahkan HRD untuk mempelajari identitas pelamar kerja secara cepat dan singkat.

Kata pengantar dalam badan email saat mengirim CV biasanya berisi:

• Deskripsi singkat mengenai diri pelamar;
• Menyebutkan pengalaman yang relevan dengan posisi yang dilamar;
• Alasan tertarik melamar posisi yang dilamar saat ini.

Jika kalimat pengantar sudah selesai, maka akhiri dengan kata-kata penutup yakni harapan agar diterima kerja dan ucapan terima kasih.

4. Lampirkan Dokumen yang Dibutuhkan

Jika kata pengantar dan penutup sudah ditulis dengan baik dan benar, maka selanjutnya lampirkan berkas atau dokumen yang diperlukan. Seperti CV dalam bentuk PDF/Word (Sesuaikan dengan perintah perusahaan), portofolio hasil kerja, sertifikat pelatihan (apabila diperlukan), dan sebagainya.

5. Isi Kolom Subject dan Alamat Email Tujuan

Jika kamu mengirim lamaran kerja lewat email menggunakan HP, maka kolom subject dan alamat tujuan email biasanya terletak di bagian paling atas.

Namun jika kamu mengirimnya menggunakan laptop, maka dapat diisi setelah seluruh kelengkapan isi, dokumen, dan lainnya.

Isi kolom Subject dengan format: Lamaran Posisi – Nama Perusahaan Tersebut – Nama Kamu

Tuliskan juga alamat email tujuan di kolom tujuan penerima dengan benar dan pastikan kamu tidak salah kirim, ya.

Contoh Kerangka Email untuk Mengirim CV Lamaran Kerja

Untuk contoh kerangka email saat mengirim CV, kamu bisa mengikuti contoh di bawah ini!

Pertama, isi terlebih dahulu bagian alamat email yang dituju (alamat email perusahaan yang kamu lamar)

Kedua, buatlah kata pengantar dan penutup seperti ini:

Yth. HRD PT. Mushroom Indonesia, Perkenalkan saya [nama lengkap]. Saya ingin menyampaikan ketertarikan saya untuk posisi [Nama posisi atau jabatan yang dilamar] di [Nama perusahaan yang kamu lamar] yang saya temukan di [Sumber loker atau asal-muasal kamu dapat informasi loker ini]. Dengan latar belakang [Deskripsikan singkat mengenai diri kamu] dan pengalaman dalam [Sebutkan bidang yang relevan dengan posisi yang kamu lamar], saya yakin dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi tim Anda. Sebagai [Jelaskan singkat pengalaman kerja kamu], saya telah [Sebutkan pencapaian/prestasi/aktivitas/kontribusi yang kamu kerjakan], yang memperkuat kemampuan saya dalam [Keterampilan atau skill yang relevan posisi yang kamu lamar]. Saya sangat tertarik untuk bergabung dengan [Nama perusahaan tempat kamu melamar kerja] Anda karena ]Sebutkan alasan mengapa memilih perusahaan tersebut]. Bersama email ini, saya telah melampirkan CV dan surat lamaran saya sebagai bahan pertimbangan bagi Anda. Saya berharap dapat mendiskusikan bagaimana keterampilan dan pengalaman saya dapat berkontribusi untuk kesuksesan [Nama perusahaan kamu melamar kerja]. Terima kasih atas perhatian Anda. Hormat saya, [Nama lengkap] [Kontak/Nomor HP]

Ketiga, lampirkan CV dan dokumen lainnya dengan lengkap dan kirim.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Mengirim CV lewat Email

Beberapa hal di bawah ini harus kamu hindari saat mengirim CV lewat email:

1. Jangan Gunakan Nama Email yang Alay

Hal pertama yang penting dan harus kamu perhatikan adalah penggunaan alamat email saat mengirim CV. Pastikan kamu tidak menggunakan nama alamat email yang alay karena HRD akan menilaimu kurang profesional dan terkesan menyepelekan.

Nama alamat email yang alay misalnya saja: ang45jimoett@gmail.com, ulixxxxlutchuaneed@gmail.com, dan sebagainya. Sebaliknya, gunakan nama alamat email dari nama kamu yang sebenarnya agar terlihat profesional. Contoh: Yuriananda@gmail.com. 

2. Hindari Mengirim Berkas Satu per Satu

Pastikan kamu melampirkan CV dan seluruh dokumen menggunakan fitur attachment yang ada di gmail setiap kali mengirim lamaran. Jadi semuanya dilakukan sekaligus dan sekali kirim. Jangan sampai sebagai calon pelamar kamu mengirim soft file berkas tersebut satu per satu dan terpisah dengan lamaran yang ditulis di badan email.

Pengiriman berkas satu per satu akan diabaikan HRD dan membuat lamaranmu dianggap tidak memenuhi syarat. Selain itu, hindari juga mengirim CV secara berulang atau spam ya karena akan membuat pekerjaan rekrutmen menjadi tidak optimal.

3. Tidak Membiarkan Badan Email Kosong

Satu lagi etika yang harus kamu perhatikan adalah tidak membiarkan badan email kosong. Sebab, meskipun kamu sudah melampirkan CV dan berkas lainnya, HRD tetap perlu membaca perkenalan yang kamu tulis.

Badan email yang kosong akan membuat maksud dan tujuanmu tidak tersampaikan, sehingga kemungkianan besar lamaranmu akan ditolak oleh HRD.

Jadi, selalu isi badan email dengan kata pengantar dan penutup, ya.

4. Gunakan Kata-Kata yang Sopan dan Formal

Hingga saat ini masih banyak sekali pelamar yang belum mengerti etika pengiriman CV melalui email dengan baik, benar, sopan, dan formal.

Alih-alih membuat kata pengantar dengan bahasa yang baku dan formal, tidak sedikit pelamar yang mengisi badan email dengan kalimat kurang pantas seperti ini:

• “Woyy, masih ada loker ga? Cek CV gw ya.”
• “Tolong baca CV yang aku kirim ya. Aku bisa kerja kok.”
• “Halo Gan, ini lamaran saya ya. Coba dilihat dulu siapa tau cocok sama posisi yang agan cari.”

Sekali lagi, hindari menggunakan kalimat-kalimat tidak sopan seperti di atas atau kamu akan langsung didiskualifikasi oleh HRD. Sebaliknya, gunakan format seperti yang kami contohkan di atas.

5. Mengirim CV di Waktu yang Salah

Satu lagi nih yang harus kamu perhatikan saat mengirim CV lewat email, yaitu waktu. Tahukah kamu? Ada tiga batasan waktu terbaik untuk mengirim lamaran kerja atau CV melalui email, di antaranya:

• 08.00-09.00 pagi (Saat HRD baru pertama kali masuk dan mengecek email sebelum melanjutkan pekerjaan lainnya);
• 12.00-13.00 siang (Pengiriman CV di waktu ini akan membuat pesanmu berada di posisi teratas, sehingga setelah istirahat selesai maka akan melalui pengecekan lebih awal oleh HRD);
• 15.00-16.00 sore (Sebelum waktunya pulang dan HRD biasanya akan mengecek email kembali sebelum akhirnya check out dari kantor).

Selain tiga waktu di atas, sebaiknya hindari mengirim CV melalui email saat tanggal merah, libur nasional, di luar jam kerja, dan tengah malam ketika semua orang beristirahat.

Nah, itu tadi panduan cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar. Sebelum mengirimnya lewat email, jangan lupa untuk membuat CV yang menarik terlebih dahulu. Untuk mempelajari cara membuat CV yang benar dan tips penting agar dilirik oleh HRD, cobalah untuk mengikuti kelas membuat CV yang optimal di sini. Hasilnya pasti lebih baik dari sebelumnya!